Céline a démarré avec une entreprise de service de 5 personnes, aujourd'hui elle en dirige 17. Régulièrement elle constate que ses employés s'agacent d'être obligés de faire des heures supplémentaires au dernier moment pour fournir les réalisations attendues par les clients. Le climat social de l'entreprise s'est dégradé et une défiance vis à vis de la hiérarchie s'est instaurée.
Les défis MANQUés
Céline s'appuie pourtant sur 3 responsables d'activités : Marie en production, Éric sur la partie commerciale et José pour l'administratif. Cela fait plusieurs fois que Marie, Éric et José alertent Céline sur leur manque de temps et de visibilité avec les moyens dont ils disposent. A quand remonte la dernière fois que Céline les a vu sourire en affirmant "Je suis content de ma journée !". Marie a d'ailleurs essayé déjà plusieurs fois au cours des mois précédents de s'organiser autrement mais elle s'est épuisée sans jamais aboutir à un résultat satisfaisant ni durable. Après avoir échangé une énième fois avec ses responsables, Céline décide d'investir dans un expert logiciel indépendant.
L'AUDIT DES PROCESSUS
Nos rencontres
Après m'avoir contacté, elle m'exprime sa volonté d'aller plus loin dans sa stratégie digitale de communication interne et externe. Tout commence par un échange avec Céline sur ses ambitions et son budget. J'organise ensuite une seconde rencontre avec Céline, Marie, Éric et José pour préciser le périmètre d'activités concernées par la mission. Dès réception de l'acompte correspondant à la lettre de mission signée par Céline, j'organise une rencontre avec chaque responsable. C'est le début de l'audit d'expertise.
NOTRE révision méthodique des processus de planification
Mon expertise vise, avec Marie, Éric et José, à explorer les processus de leur activité selon de nouveaux angles de vues, issus de mes expériences passées. Ma créativité et ma maîtrise des méthodes de planification utilisées au sein de grands groupes nous permettent de faire évoluer leur processus pour diminuer leur complexité afin de les rendre informatisables. Comme Marie gère beaucoup de processus en production, une seconde rencontre est organisé avec elle. Marie, Éric et José peuvent suivre l'avancement des nouveaux processus grâce à leurs accès individuels que je leur ai transmis sur mon logiciel de coordination de projet (DIGIFORMA). Je coordonne pour Céline tout la logistique de suivi d'avancement des équipes et l'informe régulièrement de notre progression. Pendant ce temps les équipes continuent leur tâches quotidiennes pendant les jours où je met en forme les nouveaux processus et les plans de tests qui seront utilisables dans le nouveau logiciel. Marie, Éric et José peuvent même commencer à mettre en place certains éléments des nouveaux processus parmi leurs équipes.
SUIVI Des gains progressifs
Éric jubile, comme ses nouveaux processus sont les premiers à être terminés d'être mis en forme, il est le premier à découvrir et valider son plan de test lors de notre rencontre. Je sollicite également José et Marie pour validation dès que leurs plan de tests sont prêts. Pendant ce projet, Céline a remarqué que certains employés semblaient plus confiants et, pour certains, souriaient à nouveau.
